خطوات تصميم مكتب يحبه فريق العمل
من المؤكد أن بعض تصاميم المكاتب أفضل من غيرها. وليس فقط أفضل من حيث الجماليات، ولكنها أفضل أيضًا من حيث وجود تأثير عميق على إبداع فريقك وإنتاجيته. ولذلك، يعد توفير الجو المناسب جزءً مهمًا من تصميم أي مكتب. حيث يمكن أن تؤثر بيئة العمل الإيجابية على كفاءة موظفي شركتك وإنتاجيتهم ومعنويات فريق العمل. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمكتب المصمم بشكل جيد والذي يعزز رفاهية الموظفين أن يرسل رسالة إيجابية للعملاء.
إذن كيف يمكنك تصميم مكتب سيحبه فريقك بأكمله؟ في هذا المقالة سوف نناقش أهمية تصميم المكاتب، وكيفية تصميم مكتب ثم تقديم نصائح لمساعدتك في إنشاء مساحة عمل وظيفية مهنية وجذابة لجعل كل غرفة – كبيرة أو صغيرة – أفضل ما يمكن أن تكون عليه.
لماذا من المهم تصميم مساحة العمل بوعي؟
- الابتكار: يمكن أن يؤثر تصميم المكتب وبيئة العمل بشكل كبير على قدرة الموظفين على التفكير الإبداعي والعمل بكفاءة. يمكن لعناصر التصميم التي تشجع الحركة، مثل المكاتب القابلة للتعديل والمساحات التي توفر إمكانية العمل وقوفًا أو جلوسًا أو حتى مستلقيًا، أن تحفز الدماغ، مما يؤدي إلى تفكير أكثر ابتكارا ووجهات نظر مختلفة.
- يحسن إنتاجية مكان العمل: يمكن أن يساعد المكتب المصمم بشكل جيد موظفيك على الشعور بتوتر أقل، مما يؤدي إلى أداء أفضل في مكان العمل. أيضا، يمكن لمكتب يشعر فيه الموظفون بالراحة الجسدية، مع عناصر مثل الإضاءة المناسبة والكراسي القابلة للتعديل وتخطيط المكتب البديهي حيث يسهل العثور على الأشياء، أن يحسن من إنتاجية موظفيك.
- يحكي قصة شركتك: إذا رأى العملاء الحاليون والمحتملون مكتبك، فيمكن أن يكشف تصميمه عن أشياء إيجابية عن مؤسستك. عناصر مثل كيفية تقسيم المساحة والألوان المستخدمة لطلاء الجدران والقطع الفنية التي تستخدمها يمكن أن تلهم العملاء وتعطيهم انطباعا إيجابيا عن عملك.
- يوفر لك المال: يمكن أن يوفر تصميم المكتب الفعال للشركة مبلغا كبيرا من المال على المدى الطويل. يمكن أن يؤدي الذكاء في تقسيم المساحة إلى تقليل الوقت الذي يقضيه الموظفون في الذهاب بين الإدارات المختلفة ويمكنه حتى تحرير مساحة كافية للسماح لك بتأجير جزء من المكتب، في حين أن خيارات التصميم الأخرى، مثل المصابيح الكهربائية الاقتصادية والتدفئة الفعالة، يمكن أن تقلل من الفواتير.
- يحسّن نسبة الاحتفاظ بالموظفين: عادة ما يكون الموظفون الذين يشعرون بالراحة العاطفية والجسدية في مكتبهم أكثر عرضة للبقاء في مكان العمل هذا لفترة أطول من الزمن. لذلك، فإن وجود مكتب مصمم بشكل جيد يمكن أن يفيد المنظمة عن طريق تقليل الوقت والمال الذي يذهب إلى التوظيف وإعداد وتدريب موظفين جدد.
كيفية تصميم مكتب بوعي
١. تقييم المساحة واحتياجات فريق العمل
قبل أن تخطط لتصميم مكتبك الجديد، قم بتحليل مقدار المساحة التي لديك وأفضل الطرق لاستخدامها. حدد العناصر الأساسية لديناميكيات مكان عملك، مثل مقدار الوقت الذي يقضيه الموظفون في مكاتبهم وفي غرف الاجتماعات وفي المساحات الأخرى داخل المكتب، ثم ضع في اعتبارك مقدار المساحة التي يحتاجها كل قسم. فقد يكشف تحسين الطريقة التي تستخدم بها مساحة مكتبك أنك بحاجة إلى مساحة أقل مما كنت تعتقد في البداية، مما يمكن أن يوفر لك المال. اطلب ملاحظات الموظفين عند اتخاذ قرار بشأن كيفية استخدام المساحة المتاحة. لأنهم يقضون يوم عملهم في المكتب، فقد يعرفون كيف يمكن تحسين المساحة، وما يحتاجونه ليكونوا أكثر إنتاجية وما الذي يؤثر على إنتاجيتهم. تحتاج أيضا إلى استخدام ملاحظات الموظفين لتقدير النمو المستقبلي، حيث يجب أن يكون لمساحة مكتبك القدرة على استيعاب أهدافك.
باختصار، أفضل طريقة للعثور على تصميم وتخطيط المكتب الذي يناسب عملك هي مراقبة ديناميكية فريقك.
اسأل نفسك الأسئلة التالية:
- كيف يستخدم الفريق مساحته الحالية؟
- ما هي العقبات بالنسبة للتعاون بين الأقسام المختلفة؟
- ما الذي يعمل في تصميم المكتب الحالي؟
- ما الذي لا يعمل؟
- ما الشكاوى المتعلقة بمساحة العمل التي يقدمها الفريق بشكل منتظم؟
بالنسبة لهذا السؤال الأخير، لا تخف من سؤال فريقك مباشرة عما يريدونه في مساحة مكتبية. إنهم هم الذين يستخدمونه كل يوم ومن المحتمل أن تكون لديهم بعض الاقتراحات الجيدة حول كيفية تحسين التصميم.
٢. تصميم مكتب مع وضع ثقافة الشركة في الاعتبار
نشاطك التجاري له ثقافة الشركة الفريدة الخاصة به التي تختلف عن ثقافة الشركات الاخرى. يجب أن يتضمن تصميم المكتب الفعال على هذه الاختلافات المميزة ويحتفل بها بطريقة خاصة بك.
تمنح هذه الخصائص المحددة شخصية لعملك وتساعد في جذب – والاحتفاظ – بالعملاء والبائعين والشركاء وأفضل المواهب. حيث يمكن لتصميم المكتب الذي يعزز ثقافة شركتك أن يقوي من روح الفريق داخل عملك.
لتحديد ثقافة شركتك، اجلس مع فريقك وحدد – بالكلمات والصور – الشخصية التي تريد أن ينقلها عملك. ثم صمم مساحة مكتبك وفقا لذلك.
بمجرد أن تعرف احتياجاتك والمساحة التي لديك تحت تصرفك، تحتاج إلى كتابة موجز التصميم الخاص بك. يمكن أن يتضمن عناصر مثل:
- ما هي أهدافك واحتياجاتك؟
- ما هي رؤيتك ورؤية فريقك لتصميم المكتب الجديد؟
- كيف يحتاج التصميم إلى مواءمة نفسه مع قيم علامتك التجارية؟
٣. ضع التعاون وتشجيع روح الفريق في أعلى القائمة
عند التخطيط لتصميم مكتبك الجديد، ضع التعاون وروح الفريق على رأس قائمة العناصر “التي يجب أن تمتلكها”. التعاون هو النموذج الجديد في الأعمال التجارية – ولسبب وجيه: إنه يعمل.
تبدأ العديد من الشركات الصغيرة ورجال الأعمال في غرفة كبيرة ومفتوحة حيث يمكن للجميع التحدث إلى الجميع. ولكن، مع نمو هذه الشركات الناشئة، غالبا ما تنتقل إلى مكاتب أكثر تقليدية ذات جدران وأبواب وفواصل.
في هذه العملية، يفقدون الخلطة الأصلية التي جعلت نجاحهم ممكنا. ولكن يمكنك الحفاظ على سر النجاح القديم حيًا في عمل شركتك عبر تشجيع التعاون من خلال تصميم مكتبك.
٤. تصميم مكتب بناءً على أنشطة العمل اليومية
أثناء مراقبة فريقك، قم بتدوين الأنشطة الرئيسية التي يؤدونها كل يوم.
على سبيل المثال، قد يبدأون يوم عملهم بالتحقق من البريد الإلكتروني. من هناك، ينتقلون إلى اجتماع للفريق. بعد ذلك، قد ينفصلون إلى مجموعات أصغر للعمل كل على مشروعه. وفي النهاية، يعملون بمفردهم لفترة من الوقت قبل أخذ استراحة غداء.
استخدم هذه الأنشطة الرئيسية – العمل على الحاسوب، واجتماع الفريق، ونشاط المجموعات الصغيرة، والعمل الفردي – لتصميم مساحة المكتب التي تلبي الاحتياجات الفريدة لفريقك.
كما سترى في القسم التالي، هناك الكثير من الطرق لجعل حتى أصغر منطقة عمل أكثر مرونة حتى يتمكن فريقك من تخصيص المساحة لأنشطتهم الحالية.
اقرأ أيضًا: العوامل المؤثرة في اختيار موقع المكتب المثالي لشركتك
٥. حدد ميزانية تصميم المكتب
عندما يتعلق الأمر بوضع ميزانية لأي نوع من مشاريع تصميم مساحة العمل، سواء كان تجديدا أو مكتبا كاملا، يجب أن تكون على دراية بجميع التكاليف التي ينطوي عليها ذلك. بمجرد أن تعرف ذلك، يمكنك تحديد ميزانيتك وإدارتها بأكبر قدر من الفعالية.
إذا لم تكن على دراية بجميع التكاليف التي من المحتمل أن تتكبدها من البداية، فإنك تخاطر بعدم وجود ميزانية كافية لتغطية جميع المصاريف أو إعطاء الأولوية لإنفاقك بشكل سيء.
قبل اتخاذ قرار بشأن عناصر معينة من تصميم المكتب، تحتاج إلى تحديد ميزانية واضحة للعملية بأكملها. يجب أن تعمل مع مصممك لحساب التقدير، ثم تعدل قراراتك بناء على الفرق بين التقدير وميزانيتك المتاحة.
٦. ابدأ في التخطيط للمظهر
يكون الجزء الأول من تصميم المكتب الفعلي عادة عندما تقرر أنت و مصممك كيف سيبدو المكتب. بالاضافة إلى ذلك، يمكن أن تشمل هذه العملية أيضا موظفين آخرين، حيث قد تكون ملاحظاتهم مهمة وذات صلة. وهنالك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لاكتشاف العناصر المرئية المناسبة لمكتبك وهي: بعد تحديد المظهر العام لمكتبك، حان الوقت لاتخاذ قرار بشأن كيفية تعظيم وتحسين استخدام المساحة المتاحة لديك. بالتأكيد، هناك معايير معينة للسلامة يجب الالتزام بها، ولذلك يجب اتخاذ أي قرار يتعلق بالمساحة مع وضعها في عين الاعتبار. بالنتيجة، عليك استخدام تقييمك لمساحة المكتب واحتياجات فريقك لإنشاء تخطيط مكتبي يقلل من الوقت الضائع ويزيد من الكفاءة.
- عقد اجتماع مع جميع الموظفين واطلب منهم التوصل إلى أفكار إبداعية
- تصفح عبر الإنترنت للحصول على أفكار تصميم المكاتب واختر عناصر مختلفة
- اطلب من مصممك إنشاء رسومات مبدئية أو بتقنية التمثيل الثلاثي الأبعاد لمعرفة كيف سيبدو تصميم مكتبك
٧. إنشاء خطة المساحة
بعد تحديد المظهر العام لمكتبك، حان الوقت لاتخاذ قرار بشأن كيفية تعظيم وتحسين استخدام المساحة المتاحة لديك. بالتأكيد، هناك معايير معينة للسلامة يجب الالتزام بها، ولذلك يجب اتخاذ أي قرار يتعلق بالمساحة مع وضعها في عين الاعتبار. بالنتيجة، عليك استخدام تقييمك لمساحة المكتب واحتياجات فريقك لإنشاء تخطيط مكتبي يقلل من الوقت الضائع ويزيد من الكفاءة.
٨. تزيين المكتب
أخيرا، بمجرد اكتمال مخطط المكتب، تحتاج إلى ملء مكتبك بعناصر مثل الأثاث والسجاد ومساحات التخزين والأرضيات وطلاء الجدران وأي عناصر أخرى ضرورية لبيئة العمل بالمكتب. تأكد من أن الخيارات ليست أنيقة فحسب، بل أيضا وظيفية للغاية. كما هو الحال مع معظم الخطوات، يمكن أن تكون التعليقات من الأشخاص الذين سيستخدمون تلك المساحة مفيدة جدا في عملية التصميم.
نصائح إضافية عند تصميم مكتب
الضوء الطبيعي وتحسين الإضاءة:
يعد تزويد موظفيك بالإضاءة المناسبة أحد أكثر الطرق فعالية من حيث التكلفة لتعزيز الإنتاجية في مكان العمل. لقد ولت أيام الصف بعد الصف من أضواء النيون البيضاء. نعلم الآن أن جسم الإنسان يستجيب بشكل أفضل للضوء الطبيعي. حيث يحسّن هذا الضوء الطبيعي من مزاج أعضاء فريقك ويساعدهم على البقاء مُركزين ومنتجين لفترات زمنية أطول. إذا كان خيار الضوء الطبيعي صعب التحقيق، يمكنك الاستفادة من خيارات الإضاءة المتاحة في سوق اليوم. حيث تسمح التقنيات الجديدة بتغيير إضاءة المكاتب تلقائيا من الألوان الأكثر برودة التي تكون في الصباح إلى الأصفر والأحمر الأكثر دفئا في فترة ما بعد الظهر. يسمح لك هذا بتغيير درجات لون أضواء مكتبك لتقليد ما يحدث في الهواء الطلق.
استخدم الألوان الزاهية:
الألوان الباهتة لا تفعل شيئا لتشجيع الإبداع والعمل الجاد. لهذا السبب تدمج تصاميم المكاتب الحديثة ألوانا زاهية في الجدران والأرضيات والسقوف والمفروشات. سواء اخترت طلاء عدة غرف وفقا لنظام ألوان معين أو ببساطة تضيف الألوان في جميع أنحاء المكتب، فقد أظهرت الدراسات أن درجات الألوان الزاهية المتنوعة يمكن أن تعزز الإنتاجية والإبداع والسعادة العامة.
تقليل الضوضاء غير المرغوب فيها:
عادة ما تؤثر الضوضاء على الإنتاجية، لذلك عند تصميم مكتب، تأكد من أن العناصر الصوتية مثل ضوضاء الشارع أو الصوت الذي تصدره الآلات المختلفة أو ببساطة صوت الموظفين الذين يتحدثون مع بعضهم البعض أو على الهاتف لا يزعج الموظفين الآخرين. حيث يمكنك تجنب معظم هذه المشكلات باستخدام العزل الصوتي وتخطيط المكتب بطريقة ذكية.
أضف عناصر طبيعية:
على الرغم من أن مساحة العمل يجب أن تكون مصممة في المقام الأول للوظائف، إلا أن إضافة عناصر طبيعية يمكن أن تحسن من معنويات موظفيك وإنتاجيتهم. على سبيل المثال، يمكنك أن تضيف النباتات المكتبية أو حوض السمك المكتبي إلى المكتب.
بالإضافة إلى ذلك، اللمسات الطبيعية مثل الأرضيات الخرسانية أو الخشبية، الطاولات من ألواح الخشب المستصلح هي طرق بسيطة لجلب الخارج إلى الداخل. من المؤكد أن هذه اللمسات لها فائدة إضافية تتمثل في جعل أعضاء الفريق يشعرون بمزيد من الراحة وعندما يكونون أكثر راحة، يكونون أكثر تركيزا وإبداعا ومشاركة.
تقديم مجموعة متنوعة من خيارات المقاعد والمكاتب:
عند التفكير في تصميم مكتبك، خطط لمجموعة متنوعة من خيارات المقاعد والمكاتب. على سبيل المثال، الكراسي المريحة والمقاعد والأرائك والمكاتب ذات الارتفاع القابل للتعديل وطاولات القهوة والطاولات المشتركة (على سبيل المثال لا الحصر) كلها خيارات ممتازة لتضمينها في مساحة عملك. قد لا تبدو هذه الخيارات أمرًا فارقًا أو مهمًا، ولكنها كذلك. خاصة الآن بعد أن أدرك المهنيون الآثار الصحية السلبية للجلوس لفترات طويلة من الزمن كل يوم. لذلك، امنح فريقك خيارات متنوعة لوضعيات العمل وسيكونون أكثر سعادة وصحة وإبداعا وإنتاجية.
إخفاء الأسلاك:
يعتمد الموظفون المعاصرون على الأجهزة الإلكترونية لإنجاز عملهم. ويمكن للأسلاك التي تعمل على تشغيل وشحن تلك الأجهزة اللوحية والطابعات وآلات النسخ وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والشاشات والهواتف أن تفسد مساحات العمل بشكل خطير وتعيق الإنتاجية. استخدام التقنيات اللاسلكية حيث أمكن هو أحد الحلول الممتازة. ولكن بالنسبة لتلك الأجهزة التي لم تصبح لاسلكية بعد، ابحث عن طرق لإبقاء مجموعات الأسلاك منظمة لكي تكون عائقًا للموظفين. وإذا كان ممكنًا، قم بإخفاء الأسلاك في الحائط أو في الأرض أو على خلف الأثاث.
استخدم تصميمات ذات مجموعة متنوعة من المواد والقوام:
يمكن أن يكون للمواد والملمس تأثير كبير على جودة عمل فريقك. قليل من الناس يريدون التحديق في البلاستيك طوال اليوم. هذا هو السبب في أن مصممي المكاتب ينجذبون نحو استخدام مجموعة متنوعة من المواد – من الخشب الخام إلى الأقمشة الناعمة إلى الحديد وغيرها من المواد – في جميع أنحاء مساحة العمل. تحفز هذه القوام الشعور بالإنتاجية والعافية لدى الأشخاص الذين يختبرونها كل يوم.
تعزيز التعاون عن طريق الأثاث القابل للنقل:
التعاون أمر حيوي لنجاح عملك، مما يعني أن مساحات العمل التعاوني ضرورية أكثر من أي وقت مضى. حضور الاجتماع ثم الانفصال إلى مجموعات أصغر يحافظ على تدفق الإلهام. لكن عدم العثور على مساحة عمل لتلك المجموعات الأصغر يمكن أن يقتل الأجواء الإبداعية بسرعة. لذلك، لتسهيل هذه العملية، قم بإعداد مناطقك التعاونية بأثاث يمكن تحريكه أو طيه بسهولة. هذا بدوره سوف يمنح موظفيك القدرة على التجمع معا بعد اجتماع الفريق للحفاظ على جلسة العصف الذهني.
في الخلاصة، إن قمت بسؤال عدة أشخاص عما يجعل تصميم المكتب جيدًا، فسوف تحصل على عدة إجابات مختلفة. نعم، يجب أن يحتوي المكتب على أرضية وسقف وأربعة جدران. ولكن غير ذلك، لا توجد قواعد ثابتة لكيفية تخطيط وتصميم المساحة.
